آشنایی با اصول اولیه انبار و انبارداری (بخش دوم)

در بخش اول این مقاله، به تعریف انبارداری، مراحل طراحی انبار مناسب، نکات ایمنی و… پرداختیم. در این بخش نیز درباره کالاهای موجود در انبار صحبت خواهیم کرد.

تعیین محل قرار دادن کالا

انباردار باید اقلامی که با یکدیگر مصرف می‌شوند را در کنار هم یا نزدیک به هم قرار دهد. این عمل انباردار باعث کوتاهی مسافت، کاهش خستگی، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم‌سازی کالا در پاسخگویی به درخواست‌ها می‌شود.

محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار

از جمله عواملی که محل قرار دادن کالا در انبار را تحت تاثیر قرار می‌دهد، محل و موقعیت ساختمان، ظرفیت مفید و قابل استفاده، وجود ستون‌های داخل، محل درهای ورودی و خروجی، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و … است که در تعیین محل قرار دادن کالا اثر دارد.

امکانات و تجهیزات انبار

یکی دیگر از عواملی که برای تعیین محل قرار دادن کالا موثر است امکانات و تجهیزات موجود در انبار است. این تجهیزات شامل وسایل حمل و نقل داخل انبار از قبیل لیفتراک، چرخ دستی، جرثقیل و سایر تجهیزات انبار شامل وسایل توزین، نردبان، چهارپایه و وسایل مورد نیاز برای نگه‌داری کالا است.

خصوصیات کالا

خصوصیات کالا شامل خصوصیات فیزیکی، کیفی، چیدن و انبار کردن کالا و… است که در این بخش از مقاله به توضیح هریک خواهیم پرداخت.

خصوصیات فیزیکی کالا

خصوصیات فیزیکی کالا یکی دیگر از عواملی است که در تعیین محل قرار دادن آن در انبار تاثیر دارد. این خصوصیات شامل وزن (اقلام سنگین و سبک)، نوع بسته‌بندی مانند کیسه، کارتن، جعبه، بشکه، قوطی، صندوق و یا به صورت فله است که ابعاد و شکل ظاهری آن‌ها را تشکیل می‌دهد.

خصوصیات کیفی کالا

این خصوصیات شامل کالای فاسدشدنی، سریع الاشتعال بودن، قابل انفجار، سمی بودن و دیگر خصوصیات کیفی است که باعث می گردد در تعیین محل قرار دادن کالا تاثیر بسزایی داشته باشند.لذا پس از تعیین محل قرار دادن کالا در انبار، نسبت به تعیین قفسه، طبقه و ردیف برای استقرار کالا اقدام می شود.

چیدن و انبار کردن کالا

یکی از متداول‌ترین و در عین حال منطقی‌ترین روش‌ها برای چیدن اجناس در انبار که برای ایجاد نظم، نگه داری کالا در یک محل و استفاده مطلوب از زمان داد و ستد است را صفافی می‌گویند.

مهمترین نکاتی که باید در چیدن کالا در انبار به آن ها توجه کرد عبارتند از:

میزان تقاضا: اقلامی را که به طور روزمره دریافت و واگذار می‌شوند، باید نزدیک به در انبار چید تا هنگام داد و ستد آن‌ها وقت کمتری صرف شود و باید آن دسته از اقلامی را که کند مصرف هستند نیز در قسمت‌های انتهایی انبار قرار داد.

وجه تشابه: اقلامی را که وجه اشتراک دارند، باید در کنار هم قرار دهیم، به عنوان مثال اجزای موتور در یک قسمت و اجزای روشنایی در قسمت دیگر و نزدیک هم انبار شوند.

اندازه و حجم کالا: باید به اندازه و حجم فیزیکی اقلام توجه ویژه‌ای کرد به نحوی که اجناس سبک وزن و کوچک را در نقاط دورتر و در ارتفاع و کالاهای سنگین و بزرگ را که حمل و نقل آنها مشکل است، در قسمت کم ارتفاع و نزدیک در انبار نگه‌داری کرد.

مشخصات کیفی اجناس: مشخصات شیمیایی و نوع کالا و قرار دادن آن‌ها در کنار یکدیگر از نکاتی است که باید به طور خاص به آن‌ها توجه کرد زیرا آن دسته از مواد شیمیایی که ایجاد احتراق می‌کنند را نباید نزدیک کالاهای قابل اشتعال قرار داد. برای مشخص کردن محل اجناس در انبار باید راهروها و قفسه‌ها شماره گذاری شوند. این شماره‌ها محل اجناس در انبار است و کارت راهنمایی کالا در انبار که معمولا به صورت کاردکس تنظیم می‌شود، ثبت خواهد شد.

تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس

برای نگه‌داری حساب ورود و خروج هر نوع کالا که وارد انبار می‌شود یا از انبار خارج می‌شود از کارت‌های مقوایی انبار استفاده می‌شود. هر انبار دارای دو نوع کارت است و بنا به ضرورت می‌توان مقدار زیادتری در نظر گرفت. به وسیله کارت انبار می‌توان میزان داد و ستد، موجودی و سایر اطلاعات لازم را جمع و هر یک از انواع کالای موجود در انبار را به دست آورد.

کارت کوچک(کارت قفسه): کارت کوچک انبار در بالای قفسه یا روی هر یک از اجناس انبار نصب می‌شود و این کارت دارای مشخصات زیر است:

• نام کالایی که کارت مربوط به آن است
• شماره جنس و نوع کالا
• موجودی حداقل و حداکثر
• واحد مقدار

کارت بزرگ دارای مشخصات زیر است:

• شماره برگ که در موقع مصرف برگ‌های دوم و سوم به بعد به ترتیب به برگ‌ها داده می‌شود
• شماره جنس بر مبنای طبقه‌بندی و تنظیم کالا
• مشخصات کامل جنس
• واحد مقدار
• موجودی حداقل و حداکثر
• شماره ردیف و ثبت هر ورود و خروج مربوط به کارت
• اطلاعات مربوط به ورود کالا با تفکیک تاریخ و مقدار مبلغ
• اطلاعات مربوط به خروج کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
• اطلاعات مربوط به موجودی کالا شامل اطلاعات مربوط به مقدار و مبلغ

از کارت بزرگ اطلاعات زیر به دست می‌آید:

• قیمت و مقدار هر یک از انواع اجناس موجود در انبار
• اسم و آدرس فروشنده
• طرز تقسیم و استعمال هریک از انواع کالا
• میزان موجودی هر کالا در هر موقع

نگه‌داری یا حفاظت کالا در انبار

نگه‌داری یا حفاظت کالا در طول مدتی که در اختیار انباردار است یکی از مهمترین وظایف هر انباردار به شمار می‌رود، ضمن اینکه در این بخش از این مرحله، انباردار می بایست به نکات زیر توجه کند:

• قرار دادن اجناس و کالاها به شکلی در قفسه که با هم تداخل پیدا نکنند.
• ثبت مشخصات و مقدار وارده و موجودی آن در کارتی به نام کارت انبار ( کاردکس)
• کنترل گاه به گاه اجناس و کالاهای موجود با کارت انبار آن
• کنترل سالم ماندن کالاها و اجناس
• حفاظت از سرقت، آتش سوزی و هر عامل از بین برنده یا ضایع کننده دیگر

مرحله صدور یا تحویل اجناس و کالا به خارج از انبار

خروج اجناس از انبار به چند طریق صورت می‌گیرد:

درخواست کالا و مواد از انبار

• نحوه صدور قطعات و مواد از این قرار است که ابتدا واحد متقاضی، کالای مورد نیاز خود را با تکمیل فرم(برگ درخواست کالا از انبار) و تایید مسئول ذیربط از انبار درخواست می‌کند.
• در صورت موجود بودن کالا، انباردار به صدور ( حواله انبار) اقدام می‌کند و اگر جنس موجود نباشد به تنظیم فرم ( درخواست خرید کالا) اقدام و یک نسخه از فرم مزبور جهت خرید به تدارکات ارسال می‌شود.
• در برخی موسسات به جای فرم‌های درخواست کالا و حواله انبار از فرم ادغام شده ( درخواست و تحویل کالا از انبار) استفاده می‌شود. این فرم را متقاضی تکمیل کرده و پس از تحویل کالا از طریق انبار، در ستون مربوط به تحویل گیرنده امضاء می‌کند.
• اصولا صدور جنس از انبار، طبق برگ درخواست کالا صورت می‌گیرد، فرم (حواله انبار) هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم و از طریق انبار صادر می‌شود.

صدور ابزار از انبار

• جهت دریافت ابزار از انبار، متقاضی فرم (ابزار) را تکمیل کرده و به انبار ارسال می‌کند. از این فرم معمولا برای استفاده موقت از ابزار استفاده می‌شود.

برگشت کالای امانی دریافتی

• از این فرم، هنگام برگشت کالایی که قبلا از موسسه به امانت گرفته شده، استفاده می شود. فرم مزبور در انبار صادر می شود.

کالای غیر قابل قبول

• چنانچه کالای خریداری شده به تایید فنی و کیفی نرسد، انبار با تکمیل فرم( کالای غیر قابل قبول) کالای خریداری شده را از طریق تدارکات به فروشنده مرجوع می‌کند.

رسید و تحویل مستقیم

• در بعضی شرایط اقلام خریداری شده بدون ورود به انبار، مستقیما به مصرف کننده تحویل می شود ( مانند مصالح ساختمانی)
• انباردار در تحویل مستقیم کالا نظارت دارد. وی موظف است کالای وارده را با نسخه سفارش خرید کالا تطبیق دهد و سپس به صدور رسید انبار مستقیم که حکم حواله انبار را خواهد داشت، اقدام کند.

خروج کالا از موسسه

• ارسال کالا از واحد های مختلف به خارج از موسسه مستلزم تنظیم( برگ خروج کالا) است.

سخن پایانی

در این مقاله درباره خصوصیات فیزیکی کالای موجود در انبار، محل قرار گرفتن کالا در انبار، چگونگی نگه‌داری کالا در انبار و… صحبت شد. این مقاله راهنمایی برای صاحبان انبار است که بتوانند به راحتی انبار خود را مدیریت کنند.