چه نکاتی را در تهیه یک نرمافزار حسابداری رعایت کنیم؟
بخش مالی و حسابداری هر مجموعه یکی از مهمترین بخشها و قلب هر سازمانی است. سازمانها برای سرعت بخشیدن به کار حسابدارها، کاهش خطا، رسیدن به نتایج دقیقتر و تنظیم گزارشهای قانونی و تحلیلهای بهتر به دنبال پیدا کردن نرمافزارهای حسابداری کارآمد هستند.
هرچند برخی افراد به دنبال یافتن نرمافزارهای ارزان قیمت یا حتی رایگان هستند که واضح است اینگونه انتخابها که در اینترنت هم یافت میشوند هرگز گزینه مناسبی نخواهند بود. در بهترین حالت، برای فعالسازی گزینههایی که کمبود آنها در حین کار مشخص خواهد شد، چند برابر قیمت بازار هزینه خواهند کرد. در بدترین حالت نیز وقت با ارزش مجموعه از دست رفته و نتیجهای حاصل نشده است. اما مجموعههایی که به دنبال آیتمهای استاندارد و حرفهای به همراه امکانات خاص برای تهیه یک نرمافزار کاربردی و دقیق هستند نیز در اکثر موارد برای انتخاب و اعتماد دچار سردرگمی و چالشهای بسیاری میشوند. در ادامه به ویژگیهای یک نرمافزار حسابداری خوب اشاره میکنیم.
ارائه گزارشهای تحلیلی و کاربردی
در دنیای دیجیتال و بازار پر فراز و نشیب فعلی، اطلاعات، مهمترین ابزاری هستند که میتوانند در حفظ و پیشرفت یک کسبوکار بسیار مفید باشند. مدیران با استفاده از اطلاعات و گزارشهای دقیق میتوانند بهتر و هوشمندانهتر عمل کنند. طبق آمار بدست آمده مشخص شده است که بسیار از کسبوکارها در همان سالهای ابتدایی به دلیل نداشتن اطلاعات دقیق از وضعیت کسبوکارشان و عدم توانایی تحلیل وضعیت کارشان دچار ضرر شده و شکست میخورند. این در حالی است که تنها با داشتن یک نرمافزار حسابداری و ثبت اطلاعات دقیقتر میتوان یک کسبوکار را از نابودی نجات داد. سازمانها و کسبوکارها همواره نیازمند ارائه گزارشات قانونی نظیر گزارشات خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهار نامههای مالیاتی هستند که زمان زیادی صرف تنظیم این اطلاعات در چهارچوبهای مشخص شده میشود. نرمافزارهای حسابداری برای مدیران و حسابداران در ثبت و تنظیم این اطلاعات بسیار کارآمد است و در صرفه جویی زمان کمک میکند.
محیط و ظاهر گرافیکی مناسب
با وجود اینکه حسابداری یک امر متمرکز بر اعداد و ارقام است و دقت بالایی لازم دارد اما استفاده از ویژگیهای گرافیکی خوب در ارائه نمودارها و گزارشها به حسابداران در ارائه و تحلیل بهتر اطلاعات کمک میکند. هرچه گزارشها و نمودارهای به دست آمده توسط برنامه کیفیت و شکل بهتری داشته باشند به حسابداران کمک بسیاری میکند.
یکپارچه بودن نرم افزار
ثبت اسناد حسابداری برای سازمانها به تنهایی کافی نیست بلکه سازمانها فعالیتهای متعددی دارند که میتوان به عملیات مربوط به چکها، کنترل وضعیت حسابهای مالی، انبارداری، خریدهای سازمان از تامینکنندههای مربوطه، فروشهای شرکتها، محاسبه حقوق و مزایا و… را شامل میشود که در نهایت تمامی این اطلاعات تبدیل به اطلاعات مالی سازمان میشود. به همین دلیل یکپارچگی سیستم مجموعه در جمعآوری و ارائه اطلاعات به صورت مرتب و منسجم کمک میکند و از دوباره کاری و بروز خطا و مشکلات احتمالی تا جای ممکن جلوگیری میکند و اطلاعات به صورت سازمان یافته دردسترس خواهد بود.
سازگار بودن برنامه با تغییرات و استانداردها از مهمترین اصول یک برنامه حسابداری است. درصورتی که قوانین مالیاتی یا استانداردهای حسابداری دچار تغییر شوند، شرکت ارائهدهنده نرمافزار باید به قدری دقیق باشد که با کوچکترین تغییری سیستم خود را هماهنگ کند. همچنین با ارائه بروزرسانیهای به موقع این تغییرات را اعمال و در اختیار مصرفکننده قرار دهد. حضور یک تیم پشتیبان و برنامهنویس قوی و مسلط به امور حسابداری در مجموعه و نحوه برخورد عوامل پشتیبانی میتواند باعث به وجود آمدن این دلگرمی در مصرف کننده شود.
سازگاری با کسبوکارها
کسبوکارهای مختلف با توجه به نیاز و حوزه فعالیت خود نیاز به راهکار خاص و سازگار با خود را دارند. برای مثال نرمافزار یک فروشگاه باید توانایی ثبت تمامی خریدها و فروشها و و توانایی کنترل دقیق انبار داشته باشد. همچنین نرمافزار یک شرکت پیمانکاری باید بتواند قرار دادها و پروژهها را از نظر مالی مدیریت کند.
گسترشپذیری
کسبوکارها و سازمانها اصولا به امید رشد و توسعه راهاندازی میشوند و هیچ زمان وضعیت ثابت نمیماند. این رشد ممکن است در قالبهای مختلف صورت بگیرد. برای مثال یک مجموعه با پنچ پرسنل ممکن است با یک نرمافزار حسابداری ساده مدیریت شود اما پس از افزایش فرآیندهای مالی و تراکنشها، شاید دیگر یک نرم افزار ساده پاسخگو نباشد و نیاز باشد که برنامه توانایی ثبت و مدیریت تراکنشهای مالی دریافتها، پرداختها و خزانهداری را داشته باشد. نمونههایی که ذکر شد تنها بخشی از این موارد است و نشاندهنده رشد کسبوکار و نیازهایی است که برنامه باید بتواند از آنها پشتیبانی کند. پس باید با دید آیندهنگرانه نرمافزار را انتخاب کرد که نیاز به تغییر و جایگزینی نداشته باشد و تمام نیازهای سازمان شما را پاسخگو باشد.
امنیت اطلاعات
اطلاعات مالی یکی از مهمترین اطلاعات یک مجموعه است و حفظ، نگهداری و تامین امنیت اطلاعات یکی از مهمترین مسائل است. عدم ثبت یا سو استفاده از این اطلاعات باعث به وجود آمدن خسارات جبران ناپذیری برای مجموعهها میشود. یکی از حساسترین موارد برای یک نرمافزار حسابداری، تامین امنیت اطلاعات مجموعه است. میتوان با توجه به اعتبار شرکت ارائه دهنده، سابقه نرمافزار، میزان رضایت و تعداد مشتریها، یکی از این نرمافزارها را انتخاب کرد. همچنین پشتیبانگیری بر اساس یک قانون و زمان خاص اصلیترین راه نگهداری از اطلاعات است. زیرا گاهی اوقات ممکن است با همه دقت و قدرت برنامه، یک آسیب سختافزاری کل اطلاعات را از بین ببرد و هیچ راه برگشتی هم وجود نداشته باشد. پس پشتیبانگیری و انتقال اطلاعات به یک فضای امن، بسیار اهمیت دارد.
خدمات و پشتیبانی
برای شرکتهای نرمافزاری، پشتیبانی و ارائه خدمات به موقع یکی از با ارزشترین مسائل است. در دسترس بودن، پاسخگویی به موقع و رسیدگی به موارد به وجود آمده برای حسابداران بسیار اهمیت دارد. بسیاری از شرکتهای نرمافزاری، نصب و راهاندازی را به عنوان خدمات پس از فروش در نظر میگیرند اما واقعیت فراتر از این موضوع است. نحوه پشتیبانی، در دسترس بودن، دریافت خدمات متناسب با نیاز، نحوه برخورد کارشناس پشتیبانی، آموزشها و راهنمایی یکی از بزرگترین اهداف شرکتهایی است که نرم افزار حسابداری دارند. خدمات پس از فروش و تامین زیر ساخت قوی و رقابتی یکی از اصلیترین نکات برای فروش و جلب اعتماد مصرف کننده است. خدمات پس از فروش میتواند روشهای متنوعی نظیر پاسخگویی تلفنی، پشتیبانی آنلاین، تلفن گویا، مراجعه حضوری، تجهیزات و روشهای مناسب آموزشی باشد و ارائه با کیفیت هر یک از این موارد میتواند کمک بسزایی در کسب اعتماد مشتری داشته باشد.
سادگی و قابل درک بودن
بسیاری از افراد جامعه در طول روز شاید بدون هیچ گونه آموزش خاصی از بسیاری از نرم افزارهای روزمره استفاده کنند و به مرور زمان امکانات برنامه ها را یاد بگیرند. یادگیری برنامههای حسابداری باید برای مصرفکننده یا حسابداران ساده باشد تا بتوانند به راحتی به آن تسلط پیدا کرده و نیازهای خود را برطرف کنند. ساده بودن نرمافزار و در عین حال کاربردی بودن، از بهترین ویژگیهای یک برنامه حسابداری است و باعث بالا رفتن بهرهوری و کاهش تنش میان حسابداران با برنامه میشود.
قیمت مناسب
شما با خرید یک نرمافزار حسابداری یک هزینه برای سازمان خود به وجود میآورید اما اگر بر اساس خدمات، امکانات، پشتیبانی و نیازهای مجموعه خود این نرمافزار را انتخاب نکنید هزینههای بیشتر از نظر مالی و زمانی برای شما به همراه خواهد داشت. برای مثال اگر یک نرم افزار قدرت تولید یک گزارش دقیق را نداشته باشد حسابدار مجموعه در تحلیل کار خود دچار مشکل میشود. حتی شاید با ارائه گزارشهای اشتباه و تحلیل غلط به مدیران مربوطه باعث به وجود آمدن ضررهای بسیار زیادی به مجموعه شود.
بدون دیدگاه