با مراحل انبارگردانی آشنا شوید
منظور از انبارگردانی، کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در انبارهای متفاوت در بازه‌های زمانی مشخص است. در واقع به بررسی مغایرت‌های احتمالی موجود در انبار و مقایسه با سیستم انبارداری و کاردکس کالا، عملیات انبار گردانی می‌گویند. طبق استانداردهای حسابداری، این عملیات باید حداقل هر سال یک بار در انبار یا انبارهای شرکت‌های کالا محور انجام شود. البته لازم به ذکر است که تعداد انبارگردانی‌ها با توجه به میزان کالاها و اهمیت این موضوع، می‌تواند بیشتر یا کمتر باشد.
بهتر است که انبارگردانی‌ها در حضور سرپرست انبار انجام شود زیرا او به شرایط انبار و محل قرار گرفتن وسایل تسلط دارد و این امر به سرعت انجام عملیات انبارداری کمک می‌کند. همچنین برای انبارگردانی علاوه بر مسئول انبار، یک سرپرست عملیات گروه کنترل و گروه‌های شمارش نیز حضور دارند. گروه شمارش از دو نفر تشکیل می‌شود که یک نفر مسئول شمارش و یک نفر مسئول ثبت در تگ‌های شمارش است.
اهداف انبارگردانی
انبارگردانی در پایان سال یا دوره مالی نقش مهمی در برآورد سود و زیان شرکت‌های بزرگ با حجم بالای کالا دارد. هدف اصلی از شمارش موجودی انبار، اطمینان حاصل کردن از کمیت، کیفیت و در نهایت کنترل کالا است. در برخی موارد که انباردار یا سرپرست انبار در شرکت، سمت خود را به شخص دیگری واگذار می‌کند، قبل از تحویل انبار، انبارگردانی صورت می‌گیرد.
مزایای انبارگردانی
در این قسمت تعدادی از مزایای انبارگردانی را بیان می‌کنیم تا متوجه ضرورت انجام این امر شوید.
- حصول اطمینان از ارقام موجود در صورت حساب‌های مالی
- کاهش خطای پرسنلی با بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار
- جداسازی ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف و برقراری نظم در انبار
- جلوگیری از تجمع بیش از حد کالا در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا
- جلوگیری از زیان ناشی از تغییر قیمت کالا به واسطه کنترل موجودی انبار
- جلوگیری از ثبت سفارش‌های تکراری
- فراهم آوردن امکان گزارش‌گیری از موجودی کالا، میزان تولید، میزان مصرف مواد اولیه و …
- شناسایی کالاهای تندگردش و استقرار و نگهداری آن در قفسه‌های ورودی انبار
نحوه انبارگردانی و استفاده از تگ کالا (برچسب شمارش)
برای دقیق‌تر انجام شدن انبارگردانی، رعایت برخی قواعد و اصول در حین انجام این عملیات ضروری است و مهم‌ترین آن استفاده از برچسب شمارش (تگ کالا) است. برچسب شمارش قبل از شروع انبار گردانی و به منظور تسهیل شمارش و جلوگیری از شمارش تکراری یا از قلم افتادن کالاهایی که گردش داشته‌اند، چسبانده می‌شود. با جمع‌آوری این برچسب‌ها پس از شمارش، می‌توان به عدد درست و نهایی موجودی هر کالا دست یافت. این برچسب‌ها شامل یک شماره سریال، سه قسمت برای ثبت اطلاعات شمارش، کد کالا، نام کالا، واحد سنجش، تعداد و نام و امضای سرپرست شمارش است. هماهنگی برای انجام عملیات انبارگردانی معمولا با واحد حسابداری انجام می‌شود. برای مثال قبل این عملیات کالاها در گروه‌های مشابه دسته‌بندی و در کنار هم چیده می‌شوند.
مراحل انبارگردانی و چگونگی آن
مراحل انبارگردانی به شرح زیر است:
- تعیین برنامه زمانی روز و ساعت شروع و پایان انبارگردانی به منظور جلوگیری از ورود و خروج کالا
- فراهم‌سازی نیازهایی مانند فرم‌ها، ابزار و وسایل شمارش
- تعیین سرپرست عملیات انبارگردانی که سرپرستی شمارش را انجام خواهد داد و گروه کنترل
- تعیین گروه‌های شمارش و انجام آموزش های لازم
- آماده‌سازی انبار،کنترل و تفکیک موجودی‌های قابل شمارش
- شناسایی و تفکیک کالاهای امانی
- شناسایی، تفکیک ضایعات و لوازم اسقاطی
- شناسایی و تفکیک کالاهای راکد
- ثبت شماره آخرین سند رسید و حواله انبار پیش از شروع عملیات
- شمارشموجودی
- تایید نهایی و امضای برگه‌های شمارش شده توسط سرپرست شمارش
- تهیه صورت جلسه از چگونگی انجام انبارگردانی
نکته: اگر گروه کنترل از بین افراد خود مجموعه که شرایط و صلاحیت دارند، انتخاب شوند یا ناظر مدیریت باشند به آن کنترل داخلی می‌گویند. اما اگر توسط افرادی خارج از شرکت یا گروه‌های حسابرسی انجام شود به آن کنترل خارجی می‌گویند.
انواع انبارگردانی
انبارگردانی انواع متفاوتی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد:
انبارگردانی پایان سال : این مدل انبارگردانی اصولا در پایان هر سال انجام می‌شود و تمامی کالاها مورد شمارش قرار می‌گیرد. هدف از انجام این نوع انبارگردانی، کنترل موجودی و انتقال آن به سال بعد است.
انبارگردانی میان دوره : این مدل انبارگردانی معمولا در پایان هر نیم سال انجام می‌شود و طی آن موجودی همه کالاها مورد شمارش قرار می‌گیرد.
انبارگردانی رندم یا موردی : این نوع انبارگردانی به صورت تصادفی و در بازه‌های زمانی کوتاه انجام می‌گیرد. هدف این مدل انبارگردانی، اطمینان از صحت موجودی ثبت شده برای کالاهای انبار و عدم مغایرت با عدد ثبت شده داخل کاردکس کالا است.
دفعات شمارش کالا در انبارگردانی
شمارش موجودی کالا در انبار برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا، در دفعات متعددی انجام می‌شود که انواع آن به صورت زیر است:
تک شمارشی : در این حالت، شمارش موجودی یک بار انجام می‌شود و اگر مغایرتی بین موجودی و عدد ثبت شده در کاردکس مشاهده نشد، گزارشی مبنی بر صحت موجودی صادر می‌شود. اما اگر مغایرتی وجود داشته باشد، کالاها لیست شده و شمارش دوم انجام می‌شود.
دو شمارشی : در این حالت، شمارش موجودی برای بار دوم انجام می‌شود و اگر نتیجه شمارش دوم با عدد شمارش اول برابر شد، مقدار شمارش شده معتبر است و به عنوان موجودی صحیح ثبت می‌شود. اما در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سوم شمارش اتفاق می‌افتد.
سه شمارشی : در این حالت، شمارش موجودی برای بار سوم انجام می‌شود و به عنوان عدد صحیح موجودی ثبت می‌شود. البته باید ذکر کنیم که در سه حالت فوق، یک درصد مشخص به عنوان درصد مغایرت در نظر گرفته می‌شود که باید از آن چشم پوشی کرد. اما در نهایت اگر کسری موجودی وجود داشته باشد، سند کسری صادر می‌شود. همچنین اگر اضافه موجودی وجود داشته باشد، سند مازاد صادر می‌شود تا سند تعدیل انبارگردانی ثبت شود.
سخن پایانی
انبارگردانی یکی از کارهای سخت و زمان‌بر در هر کسب‌وکاری است. برای آسان کردن این روند، بهتر است از نرم‌افزار انبارگردانی رسیس استفاده کنید. این نرم‌افزار کالاهای شما را به راحتی دسته‌بندی می‌کند و موجودی تمام انبار را به صورت آنلاین در اختیار شما قرار می‌دهد. برای دریافت مشاوره و اطلاعات تکمیلی درباره این محصول می‌توانید با شماره 02191010838 تماس بگیرید.
بدون دیدگاه