تعریف نرم افزار حسابداری چیست؟

قطعا این سوال برای شما ایجاد شده است که نرم افزارهای حسابداری چه هستند و قرار است چه کمکی در راستای مدیریت رستوران  شما داشته باشند؟

نرم افزار های حسابداری ابزارهایی هستند که به شما کمک می‌کنند تا جریان‌های مالی شرکت خود را ثبت کرده و وضعیت صندوق شرکت را بررسی کنید ولی شاید مهم ترین دستاوردی که شما می‌توانید از یک سیستم حسابداری داشته باشید، شما را مجبور به ساختاری منظم می‌کند که این کار میتواند  رستوران شما را به مسیری رو به رشد هدایت کند.

چرا رستوران ها به نرم افزار حسابداری نیاز دارند؟

صاحبان رستوران ها معمولاً حسابداری را به یکی از دو روش انجام می دهند: آنها این کار را خودشان به صورت دستی انجام می دهند، یا از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند. نگهداری اسناد رستوران به صورت دستی معمولا ایده خوبی نیست و ممکن است بعدا تبعات بسیار بدی برای آینده‌ی رستوران شما داشته باشد ! به هرحال، رستوران ها، معمولا با استفاده از نرم افزار حسابداری خدمات بهتری ارائه می دهند. این نرم افزار باعث صرفه جویی زیادی در وقت و هزینه صاحبان می شود. این به آنها کمک می کند تا قوانین مالیاتی خاصی را رعایت کنند، مالیات فروش را محاسبه و پرداخت کنند و حقوق و دستمزد را پردازش می کند، پرداخت مالیات بر فروش را خودکار می کند، فاکتور ایجاد می کند و موجودی را پیگیری می کند.

ویژگی های اصلی یک نرم افزار حسابداری خوب برای رستوران باید چه باشد؟

• کاربری آسان

یکی از اصلی ترین ویژگی یک برنامه حسابداری برای رستوران، کاربری آسان برنامه است ، محیط نرم افزار باید خیلی ساده و در عین حال کامل و مرتب باشد و حسابدار برای انجام هر رویدادی گزینه انجام را بلافاصله پیدا و برای ثبت رویداد کمترین زمان را اختصاص دهد.

• قیمت مناسب با توجه به ویژگی ها

ممکن است شما نرم افزار حسابداری رایگان دریافت کرده باشید ولی هیچ ارزش افزوده ای برای شما نداشته باشد! همانطور که رستوران ها از فضاهای کوچک با یک یا دو کارمند گرفته تا مکان های بزرگ که صدها نفر را استخدام می کنند، قیمت نرم افزار حسابداری برای رستوران ها نیز متفاوت است. هزینه ها معمولاً از چند ملیون برای ویژگی های اساسی حسابداری تا چند صد ملیون تومان در ماه ! برای سیستم های جامع تر و خودکار متغیر است. برخی از نرم افزارها شامل خدمات حقوق و دستمزد هستند، در حالی که برخی دیگر آن را به عنوان یک افزونه با هزینه های ماهانه و هر کارمند ارائه می دهند.

• امکانات و کنترل های اصولی در فرایند حسابداری

بهترین نرم افزار حسابداری باید دارای کنترل های داخلی مناسبی باشد همچنین دارای کدینگ حسابداری رستوران باشد، برنامه باید از نظر امنیت کاملا قوی باشد به صورتی که هر کاربر به راحتی نتواند در حسابها و سرفصل های آن دست برده و حسابها را برای منافع خود کم یا زیاد کند همچنین یک نرم افزار حسابداری خوب، باید به روز باشد و مدام به روز رسانی شود. 

• خدمات پس از فروش و پشتیبانی مناسب

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب پشتیبانی مناسب و کامل است ، به همین دلیل است استفاده از نرم افزار حسابداری کرک شده ممکن است خسارات جبران ناپذیری در آینده رستوران شما داشته باشد !

پاسخگویی تلفنی: در هر زمانی در دسترس بوده و بدون وقفه به کارشناس پشتیبانی وصل

رفع ابهام در لحظه: در صورت نیاز، شرکت تولید کننده نرم افزار برای رفع هر چه بهتر ابهامات و اشکالات یا بهبود خدمات خود بتواند هر لحظه نیروی متخصص به صورت حضوری به شرکت شما ارسال کند.

خدمات پشتیبانی: شامل اتصال اینترنتی نیز باشد مثل ریموت شدن روی سیستم مشتری و رفع ابهام و اشکال آن

هزینه مناسب : خدمات پشتیبانی هزینه پایین و مناسبی داشته باشد .

مشکلات اساسی نرم‌افزارهای حسابداری

هر برنامه ای کاملی ، ممکن است تعدادی  نقطه ضعف هم داشته باشد . درست است که نرم‌افزارهای حسابداری کارهای حسابداران را ساده می‌کنند؛ اما گاهی به دلیل پیچیدگی خود نرم‌افزار یا گران بودن آن، از خرید یک نرم‌افزار حسابداری منصرف می‌شویم. نرم‌افزارهای حسابداری سنتی مانند نرم افزار حسابداری رستوران هلو یا نرم افزار رستوران سپیدز و… ، امکانات بسیاری به حسابدارن می‌دهد اما علاوه بر هزینه راه‌اندازی آن، فقط روی یک سیستم نصب می‌شوند و گران هستند و ممکن است با توجه به مشخصات سخت‌افزاری سیستم، عملکرد نرم‌افزار دچار اختلال می‌شود و همچنین معمولا نیاز به قفل سخت‌افزاری دارند و فقط بر روی یک سیستم نصب می‌شوند !