اصول انبار گردانی
تعریف انبارگردانی
منظور از انبار گردانی، کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در انبار های متفاوت در بازه های زمانی مشخص و بررسی مغایرت های احتمالی موجودی که از انبار گردانی انجام شده بدست آمده است و مقایسه با سیستم انبار داری و کاردکس کالا، عملیات انبار گردانی میگویند. طبق استاندار های حسابداری این عملیات باید حداقل هر سال یک بار در انبار یا انبار های شرکت های کالا محور انجام شود، البته لازم به ذکر است که تعداد انبار گردانی ها با توجه به میزان کالا ها و اهمیت این موضوع متواند بیشتر یا کمتر باشد.
بهتر است که انبار گردانی ها در حضور سرپرست انبار انجام شود زیرا بهتر به شرایط انبار و محل قرار گرفتن وسایل تسلط دارد و این امر به سرعت انجام عملیات انبار داری کمک میکند. همچنین برای انبار گردانی جدا از مسئول انبار یک سرپرست عملیات گروه کنترل و گروه های شمارش نیز در این مورد حضور دارند که خود این گروه شمارش از دو نفر تشکیل میشود که یک نفر مسئول شمارش و یک نفر مسئول ثبت در تگ های شمارش است.
اهداف انبارگردانی
در بخش قبلی درباره این موضوع که موجودی انبار هر شرکت دارایی تجاری آن شرکت است صحبت کردیم و به همین دلیل انبار گردانی در پایان سال یا دوره مالی نقش مهمی در برآورد سود و زیان شرکت های بزرگ با حجم بالای کالا دارد. پس انبار گردانی یکی از عوامل بسیار در پایان هر دوره مالی است و بهتر است حداقل یک بار انبار گردانی انجام شود تا موجودی واقعی در انبار با موجودی در کاردکس کالا حسابداری چک شود تا برابر هم باشند. ولی اگر موجودی کالای یک شرکت کم باشد در این صورت انبار گردانی اتفاق نمی افتد و با استفاده از یک سیستم صحیح و اصولی، موجودی انبار کنترل میشود.
پس هدف اصلی از شمارش موجودی انبار، اطمینان حاصل کردن از کمیت، کیفیت و در نهایت کنترل کالا هست.
در برخی موارد که انبار دار یا سرپرست انبار در شرکت سمت خودرا به شخص دیگری واگذار میکند، قبل از تحویل انبار یک انبار گردانی صورت میگیرد و طی این عملیات تغییر و تحولات انبار صورت میگیرد و تحویل شخص جدید میگردد یا در مواردی بین بین بخش های مختلف یک مجموعه ممکن است از نظر مقدار موجودی اختلاف وجود داشته باشد که برای حل این موضوع نیز انبار گردانی صورت میگیرد.
مزایای انبارگردانی
در این قسمت تعدادی از مزایای انجام انبار گردانی را بیان میکنیم تا متوجه ضرورت انجام این امر بیشتر پی ببریم
- حصول اطمینان از ارقام موجود در صورت حساب های مالی
- کاهش خطای پرسنلی با بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار
- جداسازی ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف و برقراری نظم در انبار
- جلوگیری از تجمع بیش از حد کالا در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا
- جلوگیری از زیان ناشی از تغییر قیمت کالا به واسطه کنترل موجودی انبار
- جلوگیری از ثبت سفارش های تکراری
- فراهم آوردن امکان گزارش گیری از موجودی کالا، میزان تولید، میزان مصرف مواد اولیه و …
- شناسایی کالاهای تندگردش و استقرار و نگهداری آن در قفسه های ورودی انبار
نحوه انبارگردانی و استفاده از تگ کالا (برچسب شمارش)
برای دقیق تر انجام شدن انبار گردانی رعایت برخی قواعد و اصول در حین انجام این عملیات ضروری است و مهمترین ان استفاده از برچسب شمارش (تگ کالا) است که قبل از شروع انبار گردانی و به منظور تسهیل شمارش و جلوگیری از شمارش تکراری یا از قلم افتادن کلاهایی که گردش داشته اند، چسبانده می شود و با جمع آوری آنها پس از شمارش، میتوان به عدد درست و نهایی موجودی هر کالا دست یافت. این برچسب ها شامل یک شماره سریال، سه قسمت برای ثبت اطلاعات شمارش، کد کالا، نام کالا، واحد سنجش، تعداد و نام و امضای سرپرست شمارش تشکیل شده اند و همچنین مواردی از قبیل پلمپ انبار، عدم ورود و خروج پرسنل، مرتب کردن و چیدمان کالاها و … رعایت میشود.
هماهنگی برای انجام عملیات انبار گردانی معمولا با واحد حسابداری انجام میشود و پس از آنگه زمانی برای انجام آن مشخص شد، مقدمان انجام آن فراهم میگردد. برای مثال قبل این عملیات کالا ها در گروه های مشابه و یکسان دسته بندی میشود و در کنار هم چیده میشود و ابزار های اندازه گیری فراهم میشوند.
مراحل انبارگردانی و چگونگی آن
مراحل انبارگردانی بصورت زیر میباشد.
- تعیین برنامه زمانی روز و ساعت شروع و پایان انبارگردانی به منظور جلوگیری از ورود و خروج کالا
- فراهم سازی مایحتاجی نظیر فرم ها، ابزار و وسایل شمارش
- تعیین سرپرست عملیات انبار گردانی که سرپرستی شمارش را انجام خواهد داد و گروه کنترل
- تعیین گروه های شمارش و انجام آموزش های لازم
- آماده سازی انبار و کنترل و تفکیک موجودی های قابل شمارش
- شناسایی و تفکیک کالاهای امانی
- شناسایی و تفکیک ضایعات و لوازم اسقاطی
- شناسایی و تفکیک کالاهای راکد و کند گردش
- ثبت شماره آخرین سند رسید و حواله انبار پیش از شروع عملیات
- شمارش موجودی
- تایید نهایی و امضا برگه های شمارش شده توسط سرپرست شمارش
- در پایان، تهیه صورت جلسه از چگونگی انجام انبارگردانی
نکته: اگر گروه کنترل از بین افراد خود مجموعه که شرایط و صلاحیت را دارند انتخاب شوند یا ناظر مدیریت باشد به آن کنترل داخلی و اگر توسط افرادی خارج از شرکت یا گروه های حسابرسی انجام شود به آن کنترل خارجی میگویند.
انواع انبارگردانی
انبار گردانی انواع متفاوتی دارد که بصورت زیر میباشد.
انبارگردانی پایان سال : این مدل انبار گردانی اصولا در پایان هر سال انجام میشود و تمامی کالا ها مورد شمارش قرار میگیرد و هدف از انجام ان کنترل موجودی و انتقال آن به سال بعد میباشد.
انبارگردانی میان دوره : مدل انبار گردانی معمولا در پایان هر نیم سال انجام میشود و طی آن موجودی همه ی کالا ها مورد شمارش قرار میگیرد
انبارگردانی رندم یا موردی : این نوع انبارگردانی بصورت تصادفی و در بازه های زمانی کوتاه انجام میگیرد و هدف از انجام ان اطمینان از صحت موجودی ثبت شده برای کالا های انبار و عدم مغایرت با عدد ثبت شده داخل کاردکس کالا میباشد و معمولا یک سری از کالا ها بصورت رندم مورد شمارش قرار میگیرد
دفعات شمارش کالا در انبارگردانی
شمارش موجودی کالا در انبار برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا، در دفعات متعددی انجام می پذیرد که انواع آن بصورت زیر است
تک شمارشی : در این حالت، شمارش موجودی یک بار انجام میشود و اگر مغایرتی بین موجودی و عدد ثبت شده در کاردکس مشاهده نشد، گزارشی مبنی بر صحت موجودی صادر میشود. اما اگر مغایرتی وجود داشته باشد کالا ها لیست شده و شمارش دوم انجام میپذرید.
دو شمارشی : در این حالت، شمارش موجودی برای بار دوم انجام میگیرد و اگر نتیجه شمارش دوم با عدد شمارش اول برار شد، مقدار شمارش شده معبتر است و به عنوان موجودی صحیح ثبت می شود. اما در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سوم شمارش اتفاق می افتد.
سه شمارشی : در این حالت، شمارش موجودی برای بار سوم انجام میشود و تنها عدد حاصل از شمارش سوم معتبر میباشد و به عنوان عدد صحیح موجودی ثبت میشود.
البته باید ذکر کنیم که در سه حالت فوق، یک درصد مشخص به عنوان درصد مغایرت در نظر گرفته میشود و از آن چشم پوشی میشود. اما در نهایت اگر کسری موجودی وجود داشته باشد، سند کسری صادر میشود و اگر اضافه موجودی وجود داشته باشد، سند مازاد صادر میشود تا سند تعدیل انبارگردانی ثبت میشود.
