اسناد حسابداری
سند حسابداری چیست؟
اسناد حسابداری فرم هایی هستند که از آنها برای ثبت رویدادهای مالی در حسابداری استفاده می شود. اسناد حسابداری به دو نوع دستی و کامپیوتری قابل ثبت هستند.
به دلیل اینکه امروزه نرم افزارهای حسابداری فراگیر شده اند در اینجا فقط درباره اسناد کامپیوتری توضیحات داده میشود.
هدف از ثبت سند حسابداری:
هدف از ثبت سندهای حسابداری، گردآوری و بایگانی اسناد و مدارک مثبته رویدادهای مالی و ثبت آنها بر اساس قوانین و استانداردهای حسابداری با هدف جلوگیری از فراموش شدن رویدادها و همچنین تهیه و تنظیم گزارشات حسابداری مورد نیاز میباشد.
آموزش سند زدن در حسابداری:
قبل از شروع آموزش، توضیح درباره چند اصل ضروری میباشد:
رویداد مالی: وقایعی مرتبط با خرید، فروش، دریافت، پرداخت و مواردی از این قبیل میباشند که باعث تغییر در دارایی، بدهی و یا سرمایه واحد اقتصادی میشوند.
اسناد و مدارک مثبته: به اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله یا رویداد مالی مشخص دارد، «اسناد مثبته» گفته می شود. مانند فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض آب و برق و ……
نحوه ثبت سند حسابداری:
مرحله اول- شناسایی رویداد مالی و گردآوری اسناد مثبته:
برای ثبت اسناد حسابداری باید رویداد مالی را شناسایی کرده و اسناد مثبته مربوط به آنها را گردآوری کنید. در این مرحله دقت نمایید اسناد مثبته ارتباط دقیق با رویداد مالی مورد نظر داشته باشند تا بتوانید به سند حسابداری مربوط به آن ضمیمه نموده و بتوانید وقوع رویداد مالی را اثبات نمایید.
اسناد مثبته میتواند شامل فاکتورهای خرید و فروش، فیش واریز وجه به حساب بانک، چک، حواله یا رسید انبار و … باشد که مبالغ ریالی آنها در اسناد حسابداری ثبت میشود.
مرحله دوم – تجزیه و تحلیل رویداد مالی:
منظور از تجزیه و تحلیل رویداد مالی، شناسایی سرفصل حسابداری متاثر از رویداد و تعیین محل ثبت سرفصل مشخص شده در سند حسابداری میباشد. دقت کنید در حسابداری دوطرفه، هر رویداد مالی میتواند منجر به تغییر دو سرفصل (حساب) و یا تعداد بیشتری شود که در هر دو حالت جمع ارقام ستون بدهکار و بستانکار باید با هم برابر باشند.
به عنوان مثال چنانچه مشتری، ۱۰۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال از بدهی خود را از طریق واریز ۸۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال وجه به حساب بانک و پرداخت ۲۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال چک در وجه شرکت تسویه نماید، ابتدا حسابهای متاثر از این رویداد که شامل موجودی بانک‌ها، اسناد دریافتنی تجاری و حسابهای دریافتنی تجاری هستند مشخص میشود.
سپس با توجه رویداد انجام شده و با توجه به ماهیت حسابهای مشخص شده ثبت لازم انجام میگیرد. در خصوص این رویداد حساب موجوی بانک و اسناد دریافتنی تجاری بدهکار و حسابهای دریافتنی تجاری بستانکار میشود:
بدهکار بستانکار
موجودی بانک ۸۰/۰۰۰/۰۰۰
اسناد دریافتنی تجاری ۲۰/۰۰۰/۰۰۰
حسابهای دریافتنی تجاری ۱۰۰/۰۰۰/۰۰۰
مرحله سوم – چاپ سند حسابداری:
پس از ثبت و ذخیره سند در نرم افزار، باید سند مربوطه چاپ شده و اسناد مثبته به آن الحاق شود.
نمونه سند حسابداری
مرحله چهارم – کنترل اسناد چاپ شده و دریافت تاییدیههای لازم توسط مسئول مربوطه:
پس از چاپ سند و الحاق مدارک مربوطه، اسناد باید توسط مسئول بالاتری کنترل و تایید شود. این مرحله شامل کنترل کفایت اسناد مثبته، صحت سرفصلهای انتخاب شده و همچنین صحت میزان مبالغ ثبت شده میباشد.
توضیحات تکمیلی:
در برخی از شرکتها به همراه نرم افزار حسابداری اصلی، از نرم افزارهای دیگری مانند حقوق و دستمزد، فروش، خزانه داری و … نیز استفاده میشود. در این حالت در نرم افزارهای جانبی امکان ثبت سند به صورت مستقل وجود ندارد بلکه اطلاع وارد شده در این سیستمها پس از تایید به صورت خودکار و یا دستی به نرم افزار اصلی ارسال شده و سند مربوطه ثبت میشود.
