اصولا بخش مالی و حسابداری هر مجموعه یکی از مهم ترین بخش ها و قلب هر سازمانی است، سازمان ها برای سرعت بخشیدن به کار حسابدارها و کاهش خطا و رسیدن به نتایج دقیق تر و تنظیم گزارش های قانونی و تحلیل های بهتر به دنبال پیدا کردن نرم افزارهای حسابداری کارآمد هستند.

هرچند برخی افراد به دنبال یافتن نرم افزارهای ارزان قیمت و یا حتی رایگان می باشند، که پر واضح است اینگونه انتخاب ها که در اینترنت هم یافت می شوند هرگز گزینه مناسبی نخواهند بود، در بهترین حالت برای فعالسازی گزینه هایی که کمبود آنها در حین کار مشخص خواهند شد، چند برابر قیمت بازار تمام خواهد شد و در حالت بد آن تنها وقت با ارزش مجموعه از دست رفته و نتیجه ای حاصل نشده است، اما مجموعه هایی که به دنبال آیتم های استاندارد و حرفه ای به همراه امکانات خاص برای تهیه یک نرم افزار کاربردی و دقیق هستند نیز در اکثر موارد برای انتخاب و اعتماد دچار سردرگمی و چالش های بسیاری میگیرند.

در این مقاله سعی شده است به اختصار مطالبی جهت انتخاب نرم افزار مناسب اراده گردد.

ارائه گزارش های تحلیلی و کاربردی

در دنیای دیجیتال و بازار پر فراز و نشیب فعلی، اطلاعات مهم ترین ابزار هستند که میتوانند خیلی در حفظ و پیشرفت یک کسب و کار بسیار مفید باشند. با استفاده از اطلاعات و گزارش های دقیق مدیران میتوانند بهتر و هوشمندانه تر عمل کنند. طبق آمار بدست آمده مشخص شده است که بسیار از کسب کار ها در همان سال های ابتدایی به دلیل نداشتن اطلاعات دقیق از وضعیت کسب و کارشان و عدم توانایی تحیلیل  بررسی آنها دچار ضرر شده و شکست میخورند. این آمار در حالی است که تنها با داشتن یک نرم افزار حسابداری و ثبت اطلاعات دقیق تر میتوان یک کسب و کار را از نابودی نجات داد. از طرفی سازمان ها و کسب کار ها همواره نیازمند ارائه گزارشات قانونی نظیر گزارشات خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهار نامه های مالیاتی هستند که زمان زیادی صرف تنظیم این اطلاعات گزارشات در چهار چوب های مشخص شده میشود. نرم افزار های حسابداری باید برای مدیران و حسابداران در ثبت و تنظیم این اطلاعات بسیار کارآمد باشد و در صرفه جویی زمان کمک کنند.

محیط و ظاهر گرافیکی مناسب

با وجود اینکه حسابداری یک امر متمرکز بر اعداد و ارقام است و دقت بالایی لازم دارد ولی استفاده از ویژگی های گرافیکی خوب در ارائه نمودار ها و گزارش ها به حسابداران در ارائه و تحلیل بهتر اطلاعات کمک میکند. هرچه گزارش ها و نمودار های بدست آمده توسط برنامه کیفیت و شکل بهتری داشته باشند به قابلیت ارائه حسابداران را کمک بسزایی میکند و در نتیجه مدیران مالی و افراد ارشدتر راحت تر ارتباط برقرار میکنند و این باعث درک بهتر وضهیت و پیشرفت مجموعه میشود.

یکپارچه بودن نرم افزار

برای سازمان ها ثبت اسناد حسابداری به تنهایی کافی نیست، بلکه سازمان ها فعالیت های متعددی دارند که میتوان به عملیات مربوط به چک ها، کنترل وضعیت حساب های مالی، انبارداری، خریدهای سازمان از تامین کننده های مربوطه، فروش های (شرکت ها)، محاسبه حقوق و مزایا و… را شامل میشود که در نهایت تمامی این اطلاعات تبدیل به اطلاعات مالی سازمان میشود. به همین دلیل یکپارچگی سیستم به مجموعه در جمع آوری و ارائه اطلاعات بصورت مرتب و منسجم کمک میکند و از دوباره کاری و بروز خطا و مشکلات احتمالی تا جای ممکن جلوگیری میکند و اطلاعات بصورت سازمان یافته دردسترس خواهد بود.

به روز بودن

سازگار بودن برنامه با تغییرات و استاندارد ها از مهم ترین اصول یک برنامه حسابداری است. درصورتی که قوانین مالیاتی یا استانداردهای حسابداری دچار تغییر شوند، شرکت ارائه دهنده نرم افزار باید بقدری دقیق باشد که با کوچکترین تغییری سیستم خود را هماهنگ کند و با ارائه بروزرسانی های به موقع این تغییرات را اعمال و در اختیار مصرف کننده قرار دهد. حضور یک تیم پشتیبان و برنامه نویس قوی و مسلط به امور حسابداری در مجموعه و نحوه برخورد عوامل پشتیبانی میتواند باعث بوجود آمدن این دلگرمی در مصرف کننده شود.

سازگاری با کسب کار ها

کسب و کار های مختلف با توجه به نیاز و حوزه فعالیت خود نیاز به راهکار خاص و سازگار با خود را دارند و برنامه های حسابداری نیز باید در این زمینه قابلیت خاص خود را داشته باشند، برای مثال برای یک فروشگاه باید توانایی ثبت تمامی خرید ها، فروش ها را داشته باشد و توانایی کنترل دقیق انبار را داشته باشد یا برای یک شرکت پیمانکاری باید قابلیت موضوعات مهم مثل قرار داد ها و پروژه ها را از نظر مالی مدیریت کند.

گسترش پذیری

کسب کار ها و سازمان ها اصولا به امید رشد و توسعه راه اندازی میشوند و هیچ زمان وضعیت ثابت نمیماند. این رشد ممکن است در قالب های مختلف صورت بگیرد. برای مثال یک مجموعه با پنچ پرسنل ممکن است با یک نرم افزار حسابداری ساده مدیریت شود ولی پس از گسترش و افزایش سطح کار و افزایش فرآیند های مالی و تراکنش ها، دیگر یک نرم افزار ساده شاید پاسخگو نباشد و نیاز باشد که برنامه توانایی ثبت و مدیریت تراکنش های مالی دریافت ها، پرداخت ها و خزانه داری را دارا باشد و با افزایش تعداد پرسنل نیاز به محاسبه حقوق و دستمزد نیز اضافه میشود. نمونه هایی که ذکر شد تنها بخشی از این موارد است و نشان دهنده ی رشد کسب و کار و نیاز هایی است که برنامه باید بتواند از آنها پشتیبانی کند و در صورتی که یک برنامه قابل گسترش نباشد طی این فرایند و به اجبار کنارگذاشته میشود و سازمان متوجه هزینه های بیشتر برای خرید نرم افزار جدید آموزش آن میشود. پس باید با دید آینده نگرانه نرم افزار را انتخاب کرد که نیاز به تغییر و جایگزینی نباشد و تمام نیاز های سازمان شما  را پاسخگو باشد.

امنیت اطلاعات

اطلاعات مالی یکی از مهم ترین اطلاعات یک مجموعه میباشد و حفظ، نگهداری و تامین امنیت اطلاعات یکی از مهم ترین مسایل است و عدم ثبت یا سو استفاده از این اطلاعات باعث بوجود آمدن خسارات جبران ناپذیری برای مجموعه ها می شود. به همین دلیل یکی از حساس ترین موارد برای یک نرم افزار حسابداری تامین امینت اطلاعات مجموعه میباشد یکی از راه های رسیدن به این اطمینان میتوان به اعتبار شرکت ارائه دهنده، سابقه نرم افزار، میزان رضایت و تعداد مشتری ها اشاره کرد ولی به پشتیبان گیری بر اساس یک قانون و زمان خاص اصلی ترین راه نگهداری از اطلاعات است. زیرا گاهی اوقات ممکن است با همه دقت و قدرت برنامه، یک آسیب سخت افزاری کل اطلاعات را از بین ببرد و هیچ راه برگشتی هم وجود نداشته باشد. پس پشتیبان گیری و انتقال اطلاعات به یک فضای امن بسیار اهمیت دارد.

خدمات و پشتیبانی

برای شرکت های نرم افزاری پشتیبانی و ارائه خدمات به موقع یکی از با ارزش ترین آیتم ها میباشد. برای حسابداران یکی از مهم ترین موارد در دسترس بودن و پاسخگویی به موقع و رسیدگی به موارد بوجود آمده است و با توجه به این موارد اعتماد آنها جلب میشود. بسیاری از شرکت های نرم افزاری نصب و راه اندازی را صرفا به عنوان خدمات پس از فروش در نظر میگیرند ولی واقعیت فرا تر از این موضوع است. این امر خصوصا در شرکت هایی که نرم افزار حسابداری ارائه میدهند متفاوت است و نحوه پشتیبانی و بدست آوردن اطمینان مشتری و حسابداران در مورد در دسترس بودن، دریافت خدمات متناسب با نیازشان، نحوه برخورد کارشناس پشتیبانی، آموزش ها و راهنمایی یکی از بزرگترین اهداف است. خدمات پس از فروش و تامین زیر ساخت قوی و رقابتی یکی از اصلی ترین نکات برای فروش و جلب اعتماد مصرف کننده است. خدمات پس از فروش میتواند روش های متنوعی نظیر پاسخگویی تلفنی، پشتیبانی آنلاین، تلفن گویا، مراجعه حضوری، تجهیزات و روش های مناسب آموزشی باشد و ارائه با کیفیت هر یک از این موارد میتواند کمک بسزایی در کسب اعتماد مشتری داشته باشد.

سادگی و قابل درک بودن

بسیاری از افراد جامعه در طول روز شاید بدون هیچ گونه آموزش خاص از بسیاری از نرم افزار های روزمره درحال استفاده هستند و به مرور زمان امکانات برنامه ها را فرا میگیرند. نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. یادگیری برنامه های حسابداری باید برای مصرف کننده یا حسابداران ساده باشد و به راحتی بتوانند به آن تسلط پیدا کنند و نیازهای خود را برطرف کنند. ساده بودن نرم افزار و در عین حال کاربردی بودن، از بهترین ویژگی های یک برنامه حسابداری میباشد و باعث بالا رفتن بهره وری و کاهش تنش های حسابداران با برنامه میشود.

قیمت مناسب

هر برنامه حسابداری که تهیه میکنید و مبلغی بابت آن پرداخت میکنید صرفا جهت نام و برند محصول نیس، بلکه هزینه پرداختی شما بر اساس خدمات و امکاناتی که قبل به آنها اشاره شد محسابه میشود. شما با خرید یک نرم افزار حسابداری یک هزینه برای سازمان خود بوجود می آورید و اگر بر اساس خدمات، امکانات، پشتیبانی و نیاز های مجموعه خود این نرم افزار را انتخاب نکنید هزینه های بیشتر از نظر مالی و زمانی برای شما به همراه خواهد داشت. برای مثال اگر یک نرم افزار قدرت تولید یک گزارش دقیق را نداشته باشد حسابدار مجموعه در تحلیل کار خود دچار مشکل میشود و شاید حتی با ارائه گزارش های اشتباه و تحلیل غلط به مدیران مربوطه باعث بوجود آمدن ضررهای بسیار زیادی به مجموعه بشود.