تعیین محل قرار دادن کالا

این امکان وجود دارد که اجناس مشابه در یک شرکت قابلیت جایگزینی دیگر را داشته باشند، بنابراین ، انباردار می بایست در خصوص تعیین محل مناسب برای استقرار این نوع اقلام به گونه ای عمل کند که ارتباط این نوع اجناس با دیگر برقرار شود تا در صورت نیاز به هر یک از آن ها، دسترسی به کالای مورد نظر مقدور باشد. لذا انباردار باید تشابه در مصرف را مدنظر قرار دهد و سعی کند اقلامی که با یکدیگر مصرف می شوند را در کنار هم یا نزدیک به هم قرار دهد؛ این عمل انباردار باعث کوتاهی مسافت، کاهش خستگی، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواست ها می گردد.

محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار:

از جمله عواملی که محل قرار دادن کالا در انبار را تحت تاثیر قرار می دهد، محل و موقعیت ساختمان، ظرفیت مفید و قابل استفاده، وجود ستون های داخل، محل درهای ورودی و خروجی، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و … است که در تعیین محل قرار دادن کالا اثر دارد.

امکانات و تجهیزات انبار:

یکی دیگر از عواملی که برای تعیین محل قرار دادن کالا موثر است امکانات و تجهیزات موجود در انبار است.این تجهیزات شامل وسایل حمل و نقل داخل انبار از قبیل لیفتراک، چرخ دستی، جرثقیل و سایر تجهیزات انبار شامل وسایل توزین، نردبان، چهارپایه و وسایل مورد نیاز برای نگهداری کالا از قبیل پالت، انواع ظروف، انواع قفسه و غیره می باشد.

خصوصیات کالا

خصوصیات فیزیکی کالا

خصوصیات فیزیکی کالا یکی دیگر از عواملی است که در تعیین محل قرار دادن آن در انبار تاثیر دارد. این خصوصیات شامل وزن(اقلام سنگین و سبک)، نوع بسته بندی مانند کیسه، کارتن، جعبه، بشکه، قوطی، صندوق و یا به صورت فله است که ابعاد و شکل ظاهری آن ها را تشکیل می دهد.

خصوصیات کیفی کالا

این خصوصیات شامل کالای فاسدشدنی، سریع الاشتعال بودن، قابل انفجار، سمی بودن و دیگر خصوصیات کیفی است که باعث می گردد در تعیین محل قرار دادن کالا تاثیر بسزایی داشته باشند.لذا پس از تعیین محل قرار دادن کالا در انبار، نسبت به تعیین قفسه، طبقه و ردیف برای استقرار کالا اقدام می شود.

چیدن و انبار کردن کالا

یکی از متداول ترین و در عین حال منطقی ترین روش برای چیدن اجناس در انبار که برای ایجاد نظم، نگه داری کالا در یک محل و استفاده مطلوب از زمان داد و ستد آسان تر میکند را صفافی نیز می گویند.

مهمترین نکاتی که باید در چیدن کالا در انبار به آن ها توجه کرد عبارتند از:

میزان تقاضا: اقلامی را که به طور روزمره دریافت و واگذار می شوند، باید نزدیک به در انبار چید تا هنگام داد و ستد آنها وقت و کار کمتری صرف شود و آن دسته از اقلامی را که کند مصرف هستند نیز در قسمت های انتهایی انبار قرار داد.

وجه تشابه: اقلامی را که وجه اشتراک دارند، باید در کنار هم قرار گیرند، به عنوان مثال اجزای موتور در یک قسمت و اجزای روشنایی در قسمت دیگر و نزدیک هم انبار شوند.

اندازه و حجم کالا: باید به اندازه و حجم فیزیکی اقلام توجه ویژه ای مبذول داشت به نحوی که اجناس سبک وزن و کوچک را در نقاط دورتر و در ارتفاع و کالاهای سنگین و بزرگ را که حمل و نقل آنها مشکل است، در قسمت کم ارتفاع و نزدیک در انبار نگهداری کرد.

مشخصات کیفی اجناس: مشخصات شیمیایی و نوع کالا و قرار دادن آن ها در کنار یکدیگر از نکاتی است که باید به طور خاص به آن ها توجه کرد، زیرا آن دسته از مواد شیمیایی که ایجاد احتراق می کنند را نباید نزدیک کالاهای قابل اشتعال قرار داد.

برای مشخص کردن محل اجناس در انبار باید راهروها و قفسه ها شماره گذاری شوند. این شماره ها محل اجناس در انبار است و کارت راهنمایی کالا در انبار که معمولا به صورت کاردکس تنظیم می شود، ثبت می گردد.

تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس

برای نگهداری حساب ورود و خروج هر نوع کالا که وارد انبار می شود و یا از انبار خارج می گردد از کارت های مقوایی انبار استفاده می شود.

هر انبار دارای دو نوع کارت است و بنا به ضرورت می توان مقدار زیادتری در نظر گرفت و به وسیله کارت انبار می توان میزان داد و ستد و موجودی و سایر اطلاعات لازم را جمع و هر یک از انواع کالای موجود در انبار را بدست آورد.

کارت کوچک(کارت قفسه)

کارت کوچک انبار در بالای قفسه یا روی هر یک از اجناس انبار نصب می شود و این کارت دارای مشخصات زیر است:

  • نام کالایی که کارت مربوط به آن است.
  • شماره جنس و نوع کالا
  • موجودی حداقل و حداکثر
  • واحد مقدار
  • مقدار متضمن تاریخ وارده و صادره و موجودی

کارت بزرگ دارای مشخصات زیر است:

  • شماره برگ که در موقع مصرف و استعمال برگ های دوم و سوم به بعد به ترتیب به برگ ها داده می شود.
  • شماره جنس بر مبنای طبقه بندی و تنظیم کالا
  • مشخصات کامل جنس
  • واحد مقدار
  • موجودی حداقل و حداکثر
  • شماره ردیف و ثبت هر ورود و خروج مربوط به کارت
  • اطلاعات مربوط به ورود کالا با تفکیک تاریخ و مقدار مبلغ
  • اطلاعات مربوط به خروج کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
  • اطلاعات مربوط به موجودی کالا شامل اطلاعات مربوط به مقدار و مبلغ

از کارت بزرگ اطلاعات زیر بدست می آید:

  • قیمت و مقدار هر یک از انواع اجناس موجود در انبار
  • اسم و آدرس فروشنده
  • طرز تقسیم و استعمال هریک از انواع کالا
  • میزان موجودی هر کالا در هر موقع

نگهداری یا حفاظت کالا در انبار

نگهداری یا حفاظت کالا در طول مدتی که در اختیار انباردار است یکی از مهمترین وظایف هر انباردار به شمار می رود، ضمن اینکه در این بخش از این مرحله، انباردار می بایست به نکات زیر توجه کند:

  • قرار دادن اجناس و کالاها به شکلی در قفسه که با هم تداخل پیدا نکنند.
  • ثبت مشخصات و مقدار وارده و موجودی آن در کارتی به نام کارت انبار ( کاردکس)
  • کنترل گاه به گاه اجناس و کالاهای موجود با کارت انبار آن
  • کنترل سالم ماندن کالاها و اجناس
  • حفاظت از سرقت، آتش سوزی و هر عامل از بین برنده یا ضایع کننده دیگر

مرحله صدور یا تحویل اجناس و کالا به خارج از انبار

خروج اجناس از انبار به چند طریق صورت می گیرد:

درخواست کالا و مواد از انبار

  • نحوه صدور قطعات و مواد از این قرار است که ابتدا واحد متقاضی، کالای مورد نیاز خود را با تکمیل فرم(برگ درخواست کالا از انبار) و تایید مسئول ذیربط از انبار درخواست می کند.
  • در صورت موجود بودن کالا، انباردار به صدور ( حواله انبار) اقدام می کند و اگر جنس موجود نباشد به تنظیم فرم ( درخواست خرید کالا) اقدام و یک نسخه از فرم مزبور جهت خرید به تدارکات ارسال می شود.
  • در برخی موسسات به جای فرم های درخواست کالا و حواله انبار از فرم ادغام شده ( درخواست و تحویل کالا از انبار) استفاده می شود، این فرم را متقاضی تکمیل کرده و پس از تحویل کالا از طریق انبار، در ستون مربوط به تحویل گیرنده امضاء می کند.
  • اصولا صدور جنس از انبار، طبق برگ درخواست کالا صورت می گیرد، فرم (حواله انبار) هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم و از طریق انبار صادر می شود.

صدور ابزار از انبار

  • جهت دریافت ابزار از انبار، متقاضی فرم(ابزار) را تکمیل کرده و به انبار ارسال می دارد، از این فرم معمولا برای استفاده موقت از ابزار استفاده می شود.

برگشت کالای امانی دریافتی

  • از این فرم، هنگام برگشت کالایی که قبلا از موسسه به امانت گرفته شده استفاده می شود فرم مزبور در انبار صادر می شود.

کالای غیر قابل قبول

  • چنانچه کالای خریداری شده به تایید فنی و کیفی نرسد، انبار با تکمیل فرم( کالای غیر قابل قبول) کالای خریداری شده را از طریق تدارکات به فروشنده مرجوع می کند.

رسید و تحویل مستقیم

  • در بعضی شرایط اقلام خریداری شده بدون ورود به انبار، مستقیما به مصرف کننده تحویل می شود ( مانند مصالح ساختمانی)
  • انباردار در تحویل مستقیم کالا نظارت دارد. وی موظف است کالای وارده را با نسخه سفارش خرید کالا تطبیق دهد و سپس به صدور ( رسید انبار مستقیم) که در ولقع حکم حواله انبار را خواهد داشت، اقدام کند.

خروج کالا از موسسه

  • ارسال کالا از واحد های مختلف به خارج از موسسه مستلزم تنظیم( برگ خروج کالا) است.