انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار

صاحبان کسب و کار به راحتی میتوانند متناسب با شغل خود و با اندکی تحقیق بهترین انتخاب را برای خرید نرم افزار حسابداری فروشگاهی خود داشته باشند و خیلی راحت مدیریت مالی کسب کار خود را در دست بگیرند. با توجه به اینکه تنوع نرم افزار های حسابداری زیاد است باید در نظر داشته باشید که نرم افزاری که انتخاب میکنید تا چه اندازه به نوع و حجم کسب کار شما ارتباط دارد.

اینکه چه نرم افزار حسابداری مناسب شغل شماست؟ سوالی است که در ادامه به آن پاسخ خواهیم داد.

بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی

با توجه به اینکه ممکن است نرم افزار های عمومی قیمت بهتری داشته باشند، اما نرم افزاری که متناسب با شغل شما باشد انجام امور را برای شما ساده تر میکنند. برای انتخاب یک نرم افزار فروشگاهی مناسب قبل از هر اقدام ابتدا باید متناسب با شغل خودتان سوالاتی را مطرح کنید و با پاسخ دادن به آنها بتوانید نیازها را شناسایی  و طبق نیاز شغل خودتان بهترین انتخاب را داشته باشید. ممکن است شما به یک برنامه ساده فروشگاهی نیاز داشته باشید که فقط صندوق و نقدینگی شما را کنترل کند یا ممکن است به یک برنامه خیلی کامل برای برآورده کردن نیاز های حسابداری خود نیاز داشته باشید.

برای مثال

  • فروشگاه شما از نظر گستردگی به چه شکل میباشد؟
  • آیا قصد گسترش کسب کارتان را دارید؟ تا چه حد؟
  • آیا سخت افزار مناسب برای استفاده از نرم افزار را در فروشگاه خودتان موجود دارید؟
  • حجم خرید و فروش شما به اندازه است و آیا تاثیری بر روی کارتان دارد؟
  • نیاز به کنترل موجودی در فروشگاه شما لازم است و تا چه میزان برای شما اهمیت دارد؟
  • و…

پاسخ به این گونه سوالات نه تنها به صاحب فروشگاه کمک میکند بهترین انتخاب را داشته باشد و نیاز های مورد نظر خورد را تامین کند بلکه حجم کار را کاهش و سهولت انجام کار را در پی دارد. نرم افزار های حسابداری فروشگاهی همچنین دارای سیستم یکپارچه فروش هستند و باعث بهبود عملکرد شما میشود. بطور کلی نرم افزار های ویژه مشاغل برای کاربردهای عملیاتی در حوزه مربوط به هر کسب کار  و بالابردن ارزیابی عملکرد مشاغل بوجود آمده اند.

یک سری نکات کلیدی برای خرید نرم افزار حسابداری فروشگاهی

  • برنامه مورد نظر استاندارد های اداره دارایی و مالیات را داشته باشد تا بتوانید گزارشات فصلی را تهییه نمایید.
  • امکان استفاده از امکاناتی همچون ارتباط با کارتخوان، بارکد خوان، اتصال به ترازوی وزنی، سیستم های تمام لمسی، صندوق های فروشگاهی و… فراهم باشد.
  • واحد های اندازه گیری استاندارد را دارا باشد.
  • محیط نرم افزار ساده و راحت باشد تا بتوانید با حداقل اطلاعات حداکثر استفاده از نرم افزار را داشته باشید.
  • برای انجام تراکنش های مربوطه سرعت و سازگاری مناسب را داشته باشد تا در زمان شما صرفه جویی شود.
  • امکان مدیریت چک فراهم باشد تا بتوانید هم چک های صادره و هم چک های دریافتی را مدیریت کنید و به راحتی بتوانید از طریق هشدار های برنامه نسبت به سررسید چک های صادره و موعد چک های دریافتی نقدینگی خود را همیشه تحت کنترل داشته باشید.
  • در صورت نیاز محاسبه مالیات و عوارض و درصد اضافات و تخفیفات در فاکتور بصورت خودکار انجام شود.
  • بتوانید براحتی کالاهای پرفروش و سودآور خود را شناسایی کنید.
  • گردش نقدینگی و مبالغ پرداخت از طریق کارتخوان را به راحتی کنترل کنید و بتوانید گزارش کاملی از این موارد را تهییه کنید.

و مهترین نکته اینکه بتوانید در لحظه از پشتیبانی برخوردار شوید تا در زمان شما صرفه جویی شود و مشکل بوجود آمده حل شود یا درخواست شما به مرحله انجام برسد.

همیشه گرانترین گزینه بهترین گزینه نیست!

این تفکر که به غلط در بین دارندگان کسب کارها جا افتاده است ممکن است باعث دردسر شما شود. زیرا برنامه های حسابداری که قیمت بالایی دارند ممکن است امکانات و ویژگی های خاصی داشته باشند که شما اصلا نیازی به آن نداشته باشید و هزینه زیادی را بابت آن بپردازید و در طول مدت استفاده شما از نرم افزار حتی یک بار هم استفاده نکنید و حتی باعث پیچیدگی کار و نرم افزار شما شود.

با یک ترفند کم هزینه شروع کنید!

بر اساس میزان پیچیدگی نیازهای شما، باید تصمیم بگیرید که چه جور برنامه ای را انتخاب کنید. برای مثال اگر تنها مالک یک کسب و کار هستید و هیچ کارمندی ندارید و موجودی شما پایین است و مشتری های محدودی دارید نیاز به هزینه خیلی زیاد برای یک نرم افزار حسابداری حرفه ای ندارید. زیرا برنامه های ساده تمامی نیاز های شما را برآورده میکنند و از پیچیدگی کمتر و سرعت بالاتری برخوردار هستند و در عین حال شما هزینه کمتری پرداخت کرده اید و نتیجه بهتری نیز دریافت میکنید.

یا برخلاف مورد قبل اگر کسب و کار بزرگی دارید و موجودی و گردش کالای بالایی دارید و تعداد زیادی کارمند دارید لازم است برنامه تخصصی تر بر اساس کسب و کار خود را انتخاب کنید. این برنامه ها موجودی شما را دائم کنترل میکند و کمک مفیدی برای کنترل و برنامه ریزی برای میزان جریان های نقدینگی شما به حساب می آیند.

پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش

یکی از اساسی ترین مواردی که در بحث خرید و استفاده از یک برنامه حسابداری فروشگاهی پیش می آید بحث پشتیبانی و خدمات برنامه است! زیرا ممکن است پس از مدتی استفاده از برنامه سوالاتی برای شما بوجود آید یا به هر دلیل برنامه دچار مشکلی شود که فقط توسط شرکت سازنده برنامه قابل حل باشد، باید بتوانید در کمترین زمان ممکن با آنها تماس بگیرید و سوال خود را مطرح کنید یا ایراد بوجود امده را با آنها در میان بگذاری و در کمترین زمان ممکن برای حل مشکل شما اقدام کنند. متاسفانه اکثر شرکت های ارائه دهنده نرم افزارها بیشتر میل به فروش و کسب درآمد از برنامه دارند و میل کمی نسبت به ارائه نسخه های جدید تر و تکمیل و رفع مشکل برنامه دارند که در این صورت کاربر مجبور به کنار گذاشتن برنامه یا  به دلیل هزینه بالایی که بابت برنامه پرداخت شده است مجبور به استفاده از برنامه مشکل دار میشود. این در حالی است که اکثر شرکت های حرفه ای مدام در حال رفع مشکل و اضافه کردن بخش جدید، نو آوری و برآورده کردن نیاز کاربر نرم افزار خود هستند.

خدمات پس از فروش اکثر برنامه ها شامل پشتیبانی نرم افزار، پاسخ به سوالات، چت آنلاین و… برای استفاده از برنامه باید مورد توجه قرار گیرد.

انعطاف پذیری و رشد نرم افزار

رشد و انعطاف پذیری نرم افزار یک عامل غیر قابل چشم پوشی است. زیرا کسب و کار شما ممکن است طی مدت زمان استفاده از برنامه دچار تحول و پیشرفت شود و به همین دلیل نیاز به نرم افزاری قوی تر و حرفه ای تری پیدا میکنید که بتواند تمامی نیازهای جدید شما را تامین کند. مطمین شوید نرم افزار که تهیه میکنید امکان افزایش قابلیت ها و اضافه کردن امکانات بروز مناسب با کسب و کار شمارا دارا میباشد، زیرا این یک امر غیر قابل چشم پوشی است و ممکن است بتواند روی کسب کار شما تاثیر بسزایی داشته باشد.

پس دقت داشته باشید که با تحقیق و براورد نیاز دقیق از کسب کار خود یک برنامه را انتخاب کنید.